Documente aferente AGOA si AGEA:

Capitalul social al Bittnet Systems S.A. este format din 30.444.258 actiuni nominative, ordinare si dematerializate, fiecare actiune detinuta dand dreptul la un vot in adunarea generala.

Materiale informative şi întrebări privind ordinea de zi

Începând cu data publicării convocatorului și până la data stabilită pentru desfășurarea adunărilor generalea, pot fi obținute de către acționari, de la sediul social al societății din Bucuresti, Bd. Timisoara nr. 26, Cladirea Plaza Romania Offices, et. 1, sector 6 , în fiecare zi lucrătoare sau pot fi descărcate de pe site-ul societății www.bittnet.ro, categoria <Investors>, sectiunea <General Shareholder Meetings> urmatoarele documente: Convocatorul, situatia privind numarul total al actiunilor emise si al drepturilor de vot la data convocarii, proiectele de hotarari propuse spre aprobarea adunarii generale, formularele de imputernicire generala/speciala utilizabile pentru votul prin reprezentare, formularele de vot prin corespondenta, documentele care urmeaza a fi prezentate in sedinta adunarilor generale.

Fiecare acționar are dreptul să adreseze, până cel târziu la data de 24.04.2018, ora 11:00, intrebări privind punctele de pe ordinea de zi, conform art. 13 din Regulamentul CNVM nr.6/2009. Societatea va răspunde la întrebările adresate de acționari în cadrul respectivei Adunări.

Acţionarii societatii pot adresa intrebari in scris privind punctele de pe ordinea de zi, impreuna cu acte care permit identificarea actionarului, pana cel tarziu in ziua anterioara desfasurarii AGA. Societatea poate raspunde inclusiv prin postarea raspunsului pe website-ul societatii (http://www.bittnetsystems.ro/investors/). Intrebarile actionarilor vor putea fi transmise in scris fie prin posta sau servicii de curierat la sediul societatii mentionat mai sus, fie prin mijloace electronice (la adresa: investors@bittnet.ro sau fax: 0215271698).

Dreptul de a introduce noi puncte pe ordinea de zi

În conformitate cu prevederile art. 117^1 alin. (1) din Legea nr. 31/1990, si art. 7 alin. (1) din Regulamentul nr. 6/2009, unul sau mai multi actionari, care detin individual sau impreuna cel putin 5% din capitalul social, au dreptul:

a) de a introduce noi puncte pe ordinea de zi a Adunarii Generale a Actionarilor, cu conditia ca fiecare punct sa fie insotit de o justificare sau de un proiect de hotarare propus spre aprobare si care sa fie transmis la sediul societatii – Bucuresti, Bd. Timisoara nr. 26, Cladirea Plaza Romania Offices, et. 1, sector 6 – pana la data de 07.04.2018, ora 17:00;

b) de a prezenta proiecte de hotarare pentru punctele incluse sau propuse spre a fi incluse pe ordinea de zi a Adunarii, propuneri care vor fi formulate in scris si transmise la sediul societatii – Bucuresti, Bd. Timisoara nr. 26, Cladirea Plaza Romania Offices, et. 1, sector 6, pana la data de 07.04.2018, ora 17:00.

Pentru exercitarea dreptului de a introduce puncte pe ordinea de zi/dreptului de a prezenta proiecte de hotărâre pentru punctele incluse ori propuse a fi incluse pe ordinea de zi a Adunării, acționarii îndreptățiți vor putea depune/transmite solicitatea adresată Societatii, in plic inchis (documentul olograf in original), prin posta sau servicii de curierat, la sediul Societatii din Bucuresti, Bd. Timisoara nr. 26, Cladirea Plaza Romania Offices, et. 1, sector 6, sau transmis prin fax (0215271698) sau e-mail cu semnatura electronică extinsă încorporată conform Legii nr. 455/2001 privind semnătura electronică, la adresa investors@bittnet.ro, pana la data de 04.04.2018 ora 17:00, cu mențiunea scrisă „PROPUNERE DE NOI PUNCTE PE ORDINEA DE ZI PENTRU ADUNAREA GENERALĂ A ACȚIONARILOR”.

Participarea la AGA

Conform prevederilor legale în vigoare, au dreptul de a participa și de a vota în cadrul Adunării numai persoanele care sunt înregistrate ca acționari la sfârșitul zilei de 16.04.2018 (data de referință). Acționarii înscriși în registrul acționarilor la data de referință pot participa la Adunare personal, prin corespondență sau prin reprezentant pe bază de procură specială/generală.

Accesul acționarilor îndreptățiți să participe, la data de referință, la Adunare este permis prin simpla probă a identității acestora, făcuta în cazul acționarilor persoane fizice cu actul de identitate sau în cazul persoanelor juridice și al acționarilor persoane fizice reprezentate, cu împuternicirea dată persoanei fizice care le reprezintă.

Acționarii pot participa personal sau pot fi reprezentați în cadrul Adunării, fie de reprezentantii lor legali, fie de alți reprezentanți cărora li s-a acordat o procură special/generală, în condițiile art. 92 alin (10) din Legea nr. 24/2017 privind emitenţii de instrumente financiare şi operaţiuni de piaţă. Un actionar are obligatia sa dea, in cadrul formularului de imputernicire speciala, instructiuni specifice de vot persoanei care-l reprezinta, pentru fiecare punct inscris pe ordinea de zi a Adunarii.

Reprezentarea acționarilor în Adunare se poate face și prin alte persoane decât acționarii, pe bază de procură specială sau generală, potrivit reglementărilor legale în vigoare.

Acţionarii înscrişi în registrul acţionarilor la data de referinţă pot participa la Adunare şi pot vota după cum urmează:

1. Vot personal, care se exercită ulterior dovedirii identității de către acționar, astfel:
a) în cazul acționarilor persoane fizice, prin simpla probă a identității făcută cu actul de identitate (buletin de identitate, carte de identitate, pașaport, permis de ședere);
b) în cazul actionarilor persoane juridice, cu actul de identitate al reprezentantului legal (buletin de identitate, carte de identitate, pasaport, permis de sedere). Calitatea de reprezentant legal se dovedește cu un certificat constatator eliberat de registrul comerțului sau orice document echivalent emis de către o autoritate competentă din statul în care acționarul persoană juridică este înmatriculat în mod legal, prezentat în original sau în copie conform cu originalul. Documentele care atestă calitatea de reprezentant legal al acționarului persoană juridică vor fi emise cu cel mult 30 de zile inainte de data de referinta. Documentele prezentate într-o altă limbă decât engleză vor fi însoțite de traducerea realizată de un traducător autorizat în limbile română/engleză.

2. Vot prin reprezentare cu procura, care se exercită ulterior dovedirii identității de către acționar, în baza documentelor mai sus menționate, însoțite de procură.

Împuternicirea specială poate fi acordată oricărei persoane pentru reprezentare într-o singură Adunare și conține instrucțiuni specifice de vot din partea acționarului, cu precizarea clară a opțiunii de vot pentru fiecare punct înscris pe ordinea de zi a Adunării.

Reprezentarea acţionarilor în Adunare se poate face prin împuternicit, doar prin completarea şi semnarea corespunzătoare a formularului procurii speciale.

Reprezentarea se va putea face atât prin alţi acţionari, cât şi prin terţe persoane. Acţionarii fără capacitate de exerciţiu sau cu capacitate de exerciţiu restrânsă pot acorda procură specială altor persoane, in conditiile legii.

Formularele de procuri speciale vor fi completate și semnate în trei exemplare: unul dintre exemplare va fi depus/transmis Societății, un exemplar va fi înmânat reprezentantului și al treilea exemplar va rămâne la acționarul reprezentat.

Procurile speciale/generale, în original sau copie cuprinzând mențiunea conform cu originalul sub semnătura reprezentantului, sub sanctiunea pierderii dreptului de vot, vor fi depuse/expediate la sediul Societatii din Bucuresti, Bd. Timisoara nr. 26, Cladirea Plaza Romania Offices, et. 1, sector 6, cu 48 de ore înainte de prima întrunire a Adunării, astfel încât să fie primite până cel târziu la data de 23.04.2018, ora 11:00. Procurile nedepuse în termen nu vor fi luate în considerare. Procurile pot fi trimise si prin fax (0215271698) sau prin e-mail pana la data limita mentionata mai sus, prin document semnat cu semnatura electronica extinsa, conform Legii nr. 455/2001 privind semnatura electronica – prin e-mail la adresa: investors@bittnet.ro. Indiferent de modalitatea de transmitere a procurilor de reprezentare în Adunare, aceasta trebuie să conțină mențiunea înscrisă pe plic, clar și cu majuscule „PROCURĂ PENTRU ADUNAREA GENERALĂ A ACȚIONARILOR”.

Incepand cu data de 23.04.2018, formularele de procuri speciale/generale pentru adunarile generale ale actionarilor se pot obtine de la sediul Bittnet Systems S.A. – Bucuresti, Bd. Timisoara nr. 26, Cladirea Plaza Romania Offices, et. 1, sector 6 sau pot fi descarcate de pe website-ul Societatii (http://www.bittnetsystems.ro/investors/).

In general, un acționar poate împuternici un singur reprezentant sa îl/o reprezinte in Adunarea Generala a Actionarilor. Cu toate acestea, procura poate nominaliza unul sau mai mulți reprezentanți supleanți care sa asigure reprezentarea acționarului in AGA in cazul in care reprezentantul principal menționat mai sus este in imposibilitate sa participe la AGA. Procura speciala trebuie sa prevadă ordinea in care reprezentanții supleanți vor vota, in cazul in care reprezentantul principal nu participa la AGA.

De asemenea, un actionar poate acorda o procura generala valabila pe o perioada care nu va depasi 3 ani, prin care imputerniceste pe reprezentantul sau sa voteze in toate aspectele aflate in dezbaterea AGA, inclusiv in ceea ce priveste acte de dispozitie, cu conditia ca procura sa fie acordata de catre actionar in calitate de client unui intermediar in sensul legislatiei de capital sau unui avocat.

Actionarii nu pot fi reprezentanti in AGA in baza unei procuri generale de catre o persoana care se afla intr-o situatie de conflict de interese, potrivit art. 92 pct 15 din Legea nr.24/2017 privind emitentii de instrumente financiare si operatiuni de piata.

3. Vot prin corespondenta. Actionarii inregistrati la data de referinta au posibilitatea de a vota prin corespondenta, inainte de Adunarea Generala a Actionarilor, prin utilizarea formularului de vot prin corespondenta pus la dispozitia lor incepand cu data de 23.03.2018 pe website-ul Societatii sau la sediul acesteia din Bucuresti, Bd. Timisoara nr. 26, Cladirea Plaza Romania Offices, et. 1, sector 6. Formularul de vot prin corespondenta insotit de documentele mai sus mentionate vor fi transmise in original la sediul societatii din Bucuresti, Bd. Timisoara nr. 26, et. 1, sector 6 pana cel tarziu la data de 23.04.2018, ora 11:00. Formularele de vot prin corespondenta pot fi trimise si prin fax (0215271698) sau e-mail pana la data limita mentionata mai sus, prin document semnat cu semnatura electronica extinsa, conform Legii nr. 455/2001 privind semnatura electronica – la adresa: investors@bittnet.ro .

În situația în care acționarul care și-a exprimat votul prin corespondență participă la adunarea generala personal sau prin reprezentant (sub rezerva ca o procură specială/generală a fost transmisă cu respectarea condițiilor mentionate in prezentul convocator), votul prin corespondență exprimat pentru acea AGA va fi anulat și doar votul exprimat personal sau prin reprezentant va fi luat în considerare.

Dacă persoana care reprezintă acţionarul prin participare personală la adunarea generală este alta decât cea care a exprimat votul prin corespondenţă, atunci pentru valabilitatea votului său aceasta prezintă la adunare o revocare scrisă a votului prin corespondenţă semnată de acţionar sau de reprezentantul care a exprimat votul prin corespondenta.

 

Informatii suplimentare se pot obtine la sediul Societatii din Bucuresti, Bd. Timisoara, nr. 26, Cladirea Plaza Romania Offices, et. 1, sector 6 sau la tel (+40 21) 527 16 00 între orele 09:00 – 17:00.

Meniu